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办公场所搬迁,保密管理莫缺位

浏览: 发表时间:2023-10-20 10:33:45

近年来,办公场所搬迁过程中的失泄密问题频发,暴露出一些机关单位日常保密管理中存在的薄弱环节和隐患漏洞,需引起高度重视。

典型案例

案例一


2022年9月,有关部门发现,某涉密单位一台涉密计算机违规接入互联网。该单位接到通报后,却发现涉案计算机下落不明。后经多方查找,才在外地某市民家中找到。涉案计算机为何会出现在数百公里之外的普通市民家中?

经核查发现,涉案计算机原放置于该单位的涉密机房内,供日常运维使用,由承担涉密网络运维的某公司负责日常使用和管理。2022年6月,因该单位办公场所搬迁,按照搬迁方案,涉案计算机应当由运维公司相关人员负责搬迁中的管理。然而在搬迁过程中,由于承办人员的疏忽,涉案计算机被遗落在原办公地点。搬到新址后,相关人员也没有认真清点核对,导致一直未发现涉案计算机被遗落的情况。几天后,涉密机房正式断电,门禁失效,原办公地点物业员工杨某发现机房内落下的涉案计算机,出于私心,杨某并未向主管领导报告此事,而是将计算机邮寄至其老家,让家人上网使用。后经核查,计算机内存有多份标密文件。

案件发生后,涉案单位与运维公司解除服务合同,同时,该单位对负责信息化工作的相关人员给予严肃处理。

案例二


2020年6月,有关部门发现,某地一台涉密计算机违规连接互联网触发报警。经查,2016年2月,某涉密单位搬迁时,办公室工作人员孙某将涉案计算机(无密级和警示标识)打包装箱后,被办公室副主任黄某误以为是私人物品,带回家长期存放,二人均未发觉。2016 年 11 月,有关部门在组织填报涉密计算机台账时,该单位将杂物房内一台开不了机的计算机误以为是涉案计算机,拆下其硬盘后交由相关部门销毁。2020年6月,黄某在清理家中杂物时发现涉案计算机,因家中另一台互联网计算机损坏,黄某便请个体维修人员上门将两台计算机一并带回店里维修,维修过程中因连接互联网触发报警。

事件发生后,黄某、孙某被给予严肃处理。

案例三


2016年9月,有关部门发现,某书店通过互联网违规销售标注为“秘密★长期”的涉密书籍。

经查,2015年7月底,某单位为开展教育培训,将包含涉密文件在内的法规文件进行汇编并下发给参加培训的人员。因没有配备保密柜,该单位赵某收到汇编后,将其和普通书籍一起存放在自己的办公书柜里。2016年8月上旬,在办公室搬迁过程中,赵某将涉密书籍连同其他非涉密书籍交给物业保洁人员梅某作废品处理,梅某将书以0.4元/斤的价钱卖给废品收购站。同时期,该单位陈某也因腾退办公室,将由其保管的汇编丢弃,导致该书被卖至废品收购站,后流向社会并在网上公开出售。

事件发生后,赵某、陈某受到严肃处理,该单位分管保密工作的领导被约谈。

原因分析

上述案例充分暴露出,部分机关单位在搬迁过程中存在诸多保密管理问题,主要体现在以下3个方面。

一、保密责任意识缺位


3 起案例均反映了相关工作人员保密意识淡薄、保密责任心缺失。

案例1中,运维公司相关人员没有严格履行管理责任,导致涉密计算机被遗落。搬迁完成后,涉案单位相关人员也未对本单位涉密载体进行清点核对,进一步导致涉案计算机被运送至数百公里之外。

案例2中,黄某在未认真核查计算机是否涉密的情况下,便将其当作私人物品带回家中。该单位更是在没有认真核查载体是否是台账所列的涉密计算机的情形下,便直接拆卸硬盘并销毁。

案例3中,赵某、陈某对登记在其名下的涉密书籍不仅没有使用专门的保密柜存放,搬迁过程中也没有认真清查,而是一丢了之,保密意识和常识的匮乏程度令人唏嘘。

二、涉密载体管理缺位


涉密载体管理是保密管理的重要内容。办公场所搬迁涉及涉密资料、涉密设备等载体的清理核查、转移登记,搬迁前应仔细清点核查数量、存放地点等基本情况,在搬入新的办公场所后更应及时核对检查。

案例1中,涉案单位涉密设备台账不清,导致涉密计算机被遗忘在原办公地点,甚至还被非本单位人员寄回老家。

案例2中,设备管理混乱不堪,涉密计算机没有张贴涉密标签导致被当作私人物品带回家中,甚至在开展销毁工作时误将非涉密计算机当作涉案计算机进行了销毁,致使涉案计算机失控长达4年之久。

案例3中,相关当事人更是将涉密资料直接丢弃以致流向社会。

三、保密制度执行缺位


在实际工作中,搬迁前后之所以会出现涉密载体失控,很大一部分原因是日常工作中保密管理制度缺位或执行打折扣、落实不到位,以致涉密载体有多少、在哪里、谁管理都不清楚,保密管理制度形同虚设,留下严重的失泄密隐患。上述案例中,相关单位均未按照保密管理规定做好涉密载体的登记、核查、销毁等工作,导致搬迁过程中涉密计算机、涉密资料失管失控。

对策建议

针对办公场所搬迁引发的失泄密案件,笔者认为,具体可结合搬迁前、搬迁中、搬迁后3个环节采取针对性措施,进而强化机关单位保密责任意识,加强涉密载体管理,落细落实保密制度执行,确保办公场所搬迁的安全保密。

一、搬迁前,要制定全流程方案


搬迁前,机关单位要制定周密细致的保密工作方案及应急预案,针对搬迁过程中容易出现的失泄密隐患,提前摸排、提前警示、提前预演,有针对性地提出保密防范措施。要***清理本单位涉密载体情况,列出涉密文件资料及其他载体搬迁清单,逐项明确责任、落实到人。要明确搬迁过程中的保密纪律要求,拧紧保密弦,确保党和***秘密安全。保密任务重的单位还可以成立保密工作专班,加强对搬迁过程中保密工作的组织领导。

二、搬迁中,要全过程监督检查


搬迁期间,要明确专人负责相关保密工作,督促落实各项保密措施。要严格按照涉密载体清单,加强对涉密文件资料及其他载体的管理,制作涉密载体标识,分类打包存放。要加强现场巡查,由专人负责涉密载体押运,全程监督、严格管理涉密载体流向,确保不留盲区和死角。对于确需报废销毁的涉密载体,要严格履行审批、备案登记等程序,严禁一丢了之、私自销毁。

三、搬迁后,要***复查核校


搬迁完毕后,要开展专项保密检查,***实地查验,及时清点复核涉密载体搬运、转移及存放情况,防止出现失泄密问题,确保单位所有相关涉密载体安全转移到位。

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